Artikel E-mail Administrasi Perkantoran

ARTIKEL TENTANG E-MAIL

Surat elektronik atau pos elektronik  (bahasa Inggris: email) adalah sarana kirim mengirim surat melalui jalur jaringan komputer (misalnya Internet).

Lima langkah dalam proses pengiriman e-mail

Dengan surat biasa umumnya pengirim perlu membayar per pengiriman (dengan membeli perangko), tetapi surat elektronik umumnya biaya yang dikeluarkan adalah biaya untuk membayar sambungan Internet. Tapi ada perkecualian misalnya surat elektronik ke telepon genggam, kadang pembayarannya ditagih per pengiriman.

Sejarah

Surat elektronik sudah mulai dipakai di tahun 1960-an. Pada saat itu Internet belum terbentuk, yang ada hanyalah kumpulan 'mainframe' yang terbentuk sebagai jaringan. Mulai tahun 1980-an, surat elektronik sudah bisa dinikmati oleh khalayak umum. Sekarang ini banyak perusahaan pos di berbagai negara menurun penghasilannya disebabkan masyarakat sudah tidak memakai jasa pos lagi.

Metode pengiriman

Untuk mengirim surat elektronik kita memerlukan suatu program mail-client. Surat elektronik yang kita kirim akan melalui beberapa poin sebelum sampai di tujuan. Untuk lebih jelasnya lihat anjing Aaya → Internet → POP3 server penyedia e-mail penerima → e-mail client (di komputer si penerima) → surat dibaca si penerima

Terlihat surat elektronik yang terkirim hanya melalui 5 poin (selain komputer pengirim dan penerima). Sebenarnya lebih dari itu sebab setelah surat elektronik meninggalkan POP3 Server maka itu akan melalui banyak server-server lainnya. Tidak tertutup kemungkinan surat elektronik yang kita kirim disadap orang lain. Maka dari itu bila surat elektronik yang kita kirim mengandung isi yang sensitif sebaiknya kita melakukan tindakan pencegahan, dengan mengacak (enkrip) data dalam surat elektronik tersebut (contohnya menggunakan PGP, sertifikat digital, dan lain-lain)

Cara membaca surat elektronik

Surat elektronik pada mulanya disimpan di dalam sebuah mailserver. Biasanya bila seseorang memakai koneksi ISP untuk sambungan ke internet, ia akan diberikan satu surat elektronik gratis. Surat elektronik yang diterima akan disimpan di server surat elektronik ISP.

Ada dua cara untuk mengakses surat elektronik:

Dengan cara menggunakan peramban web, seperti Mozilla Firefox. Metode ini disebut sebagai web-based, artinya kita menggunakan media web sebagai perantara ke kotak surat elektronik. Contoh: Yahoo! Mail dan Gmail. Untuk menggunakannya, pengguna haruslah dalam keadaan daring. Layanan surat elektronik berbasis web biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan surel gratis.

Menggunakan program pengakses surat elektronik (e-mail client), seperti: Eudora Mail, Outlook Express, Windows Mail, Mozilla Thunderbird, Mutt. Dengan menggunakan program seperti ini, seseorang harus mengetahui konfigurasi yang bisa didapat dari ISP. Keuntungannya adalah dapat membaca surat elektronik tanpa perlu terhubung secara terus-menerus dengan internet dan puluhan surat elektronik dapat diterima dan dikirimkan secara bersama-sama sekaligus. Kelebihan yang lainnya adalah perangkat lunak ini menyediakan fungsi-fungsi penyuntingan dan pembacaan surel secara luring. Dengan demikian biaya koneksi ke internet dapat dihemat.

Etika penggunaan surat elektronik

Etika dalam surat elektronik sama dengan etika dalam menulis surat biasa. Ada surat elektronik yang isinya formal ada yang informal. Beberapa poin penting:

Jangan mengirim surat elektronik dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar (lebih dari 512 kB). Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang cepat, dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas surat elektronik penerima, sehingga akan ditolak mailserver penerima. Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia surat elektronik juga menerapkan batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran surat elektronik yang dapat diterima (dan dikirim) penggunanya,

Jangan mengirim lanjut (forward) surat elektronik tanpa berpikir kegunaan bagi orang yang dituju.

Selalu isi kolom subjek, jangan dibiarkan kosong.

Dalam mengutip tulisan orang lain, selalu usahakan mengutip seperlunya, jangan mau gampangnya mengutip seluruh tulisan orang itu:

dalam menjawab surat elektronik orang lain, kutip bagian yang kita tanggapi saja, selain lebih jelas juga tidak memakan waktu / jatah akses penerima,

dalam mengutip tulisan orang ketiga, ingat hak cipta: kutip sesedikit mungkin dan rujuk ke tulisan aslinya.

Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan anda BERTERIAK.

Gunakan kata-kata dengan santun. Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan terkesan berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan.

Keamanan

Keamanan data di surat elektronik tidaklah terjamin dan selalu ada risiko terbuka untuk umum, dalam artian semua isinya dapat dibaca oleh orang lain. Hal ini disebabkan oleh karena surat elektronik itu akan melewati banyak server sebelum sampai di tujuan. Tidak tertutup kemungkinan ada orang yang menyadap surat elektronik yang dikirimkan tersebut.

Surat elektronik dapat diamankan dengan melakukan teknik pengacakan (enkripsi). Salah satu program enkripsi yang populer adalah PGP (Pretty Good Privacy). Dengan memakai PGP maka isi akan dienkrip, dan hanya orang yang tertuju dapat mendekripsi dan membaca surat elektronik tersebut. Kerugiannya adalah membuat repot pihak pengirim dan penerima (karena keduanya harus memiliki program PGP, dan pengirim juga harus memiliki kunci umum penerima, dan melakukan enkripsi pesan dengan kunci tersebut)

Salah satu alat komunikasi saat ini untuk surat menyurat adalah Email. Dengan layanan email ini, urusan surat menyurat menjadi sangat mudah dan pengirimannya juga hitungan detik sampai ke alamat email yang dikirim.

Permasalahnya, apa semua orang sudah mengerti apa ini email atau apa saja jenis layanannya?

Email atau disebut elektronik mail, atau surat elektronis adalah surat dengan format digital (ditulis dengan menggunakan komputer) dan dikirimkan melalui jaringan komputer. Internet sebagai jaringan yang menghubungkan berbagai jarngan komputer di dunia memungkinkan penyampaian surat elektrinis dengan cepat, Surat elektrinis ini bisa sampai ke tujuan hanya dalam waktu beberapa detk, meskipun jarak antara pengirim dan penerima berjauhan; terpisah beribu-ribu kilometer.

Pengiriman e-mail biasa dilakukan dengna menggunakan protokol SMTP yang kepanjangan dari Simple Mail Transfer Protocol. Dalam hal ini, mail server atau server yang menagani email segera menghubungi tujuan dan kemudian mengirimkan surat.

Setiap pengirim atau penerima e-mail memiliki alamat emaol. Contoh alamat email adalah namamu@gmail.com. Untuk kata namamu itu unik alias tidak ada yang menyamakannya dengan pemakai lainnya asal dalam domain (gmail) yang sama.

Menurut layanan yang diberikan email dapat dikelompokkan menjadi tiga kategori yaitu POP mail, email berbasis web (webmail atau web based e-mail) dan email forwarding.

POP mail (Post Office Protocol) adalah e-mail yang diambil dari penyedia internet (ISP_. Em-mail ini dapat diambil dari ISP dan kemudian ditempatkan pada komputer klien. Dengan demikian, e-mail dapat diaca tanpa harus terhubung ke internet. Namun, hal ini juga sekaligus menjadikan kelemahan jenis e-mail ini karena e-mail yang sudah diambil tidak bisa dibaca dari tempat lain. Untuk mengambil e-mail diperlukan program e-mail client, sepeti microshoft Outlook atau mozilla thunderbird.

Webmail adalah layanan e-mail yang ditujukan secara khusus untuk diakses melalui browser. Dengan kata lain, pemakai e-mail bisa mengakses e-mail tnapa perlu menggunakan program-program e-mail client. Layanan seperti ini dipelopori oleh Hotmail. Saat ini selain Hotmail, terdapat banyak penyedia layanan Webmail. Contohnya antara lain adalah Yahoo! Mail (mail.yahoo.com), Gmail (gmail.google.com), Lycos Mail (,ail.lycos.com) dan web mail Plasa.com (login.plasa.com). Keuntungan Webmail adalah pemakai dapat mengirim dan menerima e-mail dari mana saja dengan cukup menggunakan browser.

Email forwarding adalah fasilitas yang memungkinkan pengalihan suatu e-mail ke alamat e-mail lainnya. Dengan kala talin, mail server yang melayani e-mail forwarding hanya bertindak sebagai perantara. Cara seperti ini memberikan keuntungan bagi pemakai bahwa alamat e-mail yang sebenarnya tidak terlihat oleh orang lain. Namun, kelemahan e-mail ini adalah akan diterima sedikit lama karena melewati tahapan pengalihan e-mail. Perusahaan web host sering menggunakan pendekatan seperti ini terhadap kliennya.

Sejarah E-mail

Surat elektronik sudah mulai dipakai di tahun 1960-an. Pada saat itu internet belum terbentuk, yang ada hanyalah kumpulan computer yang terbentuk sebagai jaringan.

Konsep e-mail sendiri pertama kali dikemukakan oleh Ray Tomlinson, seorang computer engineer pada akhir tahun 1971. Ray Tomlinson saat itu bekerja pada Bolt, Beranek and newman (BBN) milik lembaga pertahanan Amerika.

Awalnya Ray bereksperimen dengan sebuah program yang bernama SNDMSg yang bisa digunakan untuk meninggalkan pesan pada sebuah computer, sehingga orang lain yang memakai computer itu dapat membaca pesan yang ditinggalkan. Lalu, ia melanjutkan eksperimenya dengan menggunakan file protocol yang bernama CYPNET sehingga program SNDMSG tadi bisa mengirim pesan ke computer lain yang berada di dalam jaringan ARPnet. Itulah awal terciptanya sebuah e-mail. Pesan e-mail yang pertama kali dikirim Ray dan merupakan e-mail yang pertama di dunia adalah “QWERTYYUIOP”

Pada tahun 1972, Ray mengenalkan icon ‘@’ sebagai identitas e-mail untuk memisahkan user id dan domain sebuah alamat e-mail, yang berarti “at”atau”pada”.

Contoh alamat e-mail :

Sahrudin : nama kotak surat (mailbox) atau nama pengguna (username) yang ingin dituju dalam mailserver yahoo.com : nama mailserver tempat pengguna yang dituju, rincianya : yahoo : subdomain (milik pemegang nama domain), biasanya merujuk ke suatu computer dalam lingkungan pemilik domain com : menunjukan bahwa domain ini termasuk kategori bisnis/komersial (commercial0.

Sebuah alamat e-mail terdiri atas dua bagian seperti contoh di atas yaitu di sebelah kiri tanda @ disebut user id (paksiman), yang menunjukan identitas pemilik e-mail tersebut. User id ini dapat berupa nama pemilik, singkatan nama, nickname, nomor atau apapun juga. Sedangkan teks setelah lambing @ (yahoo.com0 disebut domain name/hostname yang menunjukan identitas domain tempat e-mail (mail server) tersebut disimpan.

Mulai tahun 1980-an surat elektronik sudah bisa dinikmati oleh khalayak umum. Sekarang ini banyak perusahaan pos di berbagai Negara menurun penghasilanya disebabkan masyarakat sudah tidak memakai jasa pos lagi

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Pengertian E-mail

E-mail adalah surat melalui media elektronik.Sebenarnya email merupakan singkatan dari “Electronic mail”. Melalui email kita dapat mengirim surat elektronik baik berupa teks maupun gabungan dengan gambar, yang dikirimkan dari satu alamat email ke alamat lain di jaringan internet.

B.     Manfaat Email

E-mail dapat menghubungkan kita dengan siapa saja yang terhubung di internet di seluruh dunia dengan biaya pulsa lokal.

Dengan e-mail, data dikirim secara elektronik sehingga sampai tujuan dengan sangat cepat.

Dapat mengirim kepada lebih dari satu orang dengan saat bersamaan.

Dapat mempermudah komunikasi dengan orang yang ada di seluruh dunia.

Digunakan untuk berlangganan informasi tertentu secara periodik.

C.    Langkah-langkah membuat account E-mail

Berikut ini langkah-langkah membuat e-mail :

Masukkan alamat webnya melalui mozilla atau internet explorer, pada panduan ini menggunakan mozilla

Maka akan muncul jendela website yahoo.co.id sebagai berikut lalu klik daftar :

Lengkapi Biodata Pribadi Anda pada Kotak Isian yang Telah Disediakan, seperti gambar berikut :

Tentukan Kata Sandi (kata sandi berfungsi untuk membuka email anda nantinya) dan ID email (nama email anda, misal nama email yang anda pilih adalah anthrayuga, maka alamat emailnya menjadianthrayuga@yahoo.co.id dibaca : anthrayuga[et]yahoo[dot]co[dot]id), seperti pada gambar berikut :

dalam membuat email, anda harus mengingat nama email anda serta kata sandi anda, karena kedua hal tersebut akan selalu anda gunakan pada saat anda akan membuka email anda nantinya !!!

Membuat kata Pertanyaan serta Jawaban Pertanyaannya. Hal ini perlu dilakukan untuk menanggulangi jika suatu saat nanti anda lupa kata sandi yang telah anda buat.

Anda harus membuat atau memilih pertanyaan, dimana jawabannya yang akan selalu anda ingat !!

Langkah membuat email selanjutnya adalah Tulis Ulang Kode Validasi pada Kotak isian yang Telah disediakan, Lalu Klik Buat Account Saya. Seperti terlihat pada Gambar Berikut :

Jika Proses Pendaftaran Sukses, Maka akan Muncul Tampilan sebagai berikut :

Selamat…. Anda sudah memiliki alamat email… EEiiiit tunggu dulu ada sebuah pesan konfirmasi dari yahoo di kotak email anda, silahkan anda klik Lanjutkan seperti terlihat pada gambar berikut :

D.    Membuka E-mail

Jika anda sudah memiliki alamat E-mail disaran satu situs webmail, untuk membaca dan mengirim E-mail anda dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut :

Dengan menggunakan browser di internet, masuki situs situs webmail anda, masukan nama user (user ID) besrta password anda dengan benar, kemudia tekan enter atau klik tombol sign up.

E.     Melampirkan File pada Email

Bukalah email anda

Klik New di bagian atas jendela sebelah kiri, untuk menulis atau mengirim email.

Setelah di klik New, kita akan dihadapkan pada kotak isian surat Yahoo.
Silakan isi seperti contoh berikut, mulai dari alamat yang dituju, subject dan isi surat kita.

Setelah yakin, semua isian surat kita isi, cari di bagian atas, tombol Attach.
Tombol ini akan menghubungkan email kita dengan lokasi dimana kita menyimpan file atau foto yang akan kita kirimkan lewat email.

Selanjutnya Yahoo akan mulai melampirkan file atau gambar yang kita sisipkan lewat tombol attach tadi. Ini sama dengan proses Upload atau mengirimkan data ke internet.
tombol Cancel berfungsi untuk membatalkan file yang akan dilampirkan.
tunggu sampai proses scanning selesai….

Jika proses scanning selesai tampilannya maka seperti Seperti ini……Jika proses scanning sudah selesai, akan muncul tombol remove di sebelah kanan file atau gambar yang akan kita kirimkan, yang berfungsi untuk menghapus lampiran file tersebut, jika memang tidak jadi dilampirkan dan akan diganti dengan flampiran lainnya.
Untuk melampirkan file atau gambar lainnya, kita tinggal meng-klik lagi tombol Attach untuk meng-upload file ke email.

Jika semuanya sudah yakin terisi dan file yang akan kita lampirkan sudah muncul di bagian lampiran (diantara subject surat dan isi surat)
Maka langsung kita tekan Send (=kirim)

F.     Membaca Pesan Email Yahoo

Login ke email yahoo http://yahoo.com/ atau http://yahoo.co.id/

Klik Sign in/ masuk

 Akan muncul gambar seperti ini:

Pada kotak ID yahoo : tulis alamat email

Pada kotak Sandi : isi dengan password/ kata sandi

Klik “Mail”

Akan muncul gambar seperti ini :

Bila ingin membaca pesan inbox/ pesan masuk, klik “Judul Pesan”

Bila tidak ingin membaca Pesan Masuk Centang/ klik kotak kosong sebelah kiri dibawah tulisan DELETE (Jangan klik tulisan DELETE), lihat gambar

Lalu klik Action/ Tindakan

Pilih “Mark as Read/ Tandai sudah dibaca”

Maka Angka pada “Inbox/ Pesan Masuk” akan hilang

G.    Membalas Email

Klik pesan untuk membukanya.

Klik tombol “Balas” yang berada di atas Kotak Masuk. Jika Anda ingin membalas ke setiap orang yang menerima email (jika Anda adalah anggota kelompok yang menerima email tersebut), klik panah bawah di samping kanan tombol Balas, lalu pilih “Balas Ke Semua.” Dengan cara ini, balasan Anda akan dikirim kepada semua penerima pesan asli dan juga ke pengirimnya.

Jendela Tulis akan terbuka. Jika Anda ingin menambah lagi penerima lainnya, Anda dapat mengetikkan alamat email tambahan.

Tergantung pada pengaturan “Tindakan Pesan” (lihat kotak di bawah), Anda akan melihat semua, sebagian, atau tanpa pesan asli si pengirim (pesan yang sedang Anda balas) di jendela Tulis.

Untuk menyesuaikan pengaturan ini:

Klik “Opsi” di sudut kanan atas halaman Yahoo! Mail Anda

Di bawah “Manajemen” klik “Preferensi Umum.”

Anda dapat memilih, apakah Anda akan menyertakan semua, sebagian atau tanpa pesan asli dalam pesan balasan Anda. Jika Anda membuat perubahan,klik tombol “Simpan” di sudut kiri atas atau bawah.

Jika Anda memilih untuk menyertakan pesannya, Anda akan melihatnya di jendela Tulis dengan simbol “>” yang diulang di bawah margin kirinya.

Ketik balasan Anda. Jika Anda memilih untuk menyertakan pesan asli si pengirim dalam balasan Anda, Anda dapat mengetik di bagian atasnya, di bawahnya, atau bahkan di dalam pesan si pengirim itu sendiri — untuk merespons secara ringkas pada bagian-bagian yang berbeda dari email mereka. Lihat contoh di bawah ini. Klik kursor di mana saja untuk mulai mengetik.

Klik “Kirim” untuk mengirim balasan Anda.

H.    Menghapus Email

Buka email anda

Buat folder baru dengan klik “Add new” pada bagian folder mail di bagian kiri halaman emai anda, kemudian masukkan nama folder

Buat filter (penyaring) email masuk dengan menekan link Option > Create filter

Tentukan nama filter, kemudian Pada form isian berjudul “From” isikan dengan alamat email yang disaring, misal “facebook”

Untuk tutorial lengkap pembuatan filter mail pada yahoo klik di sini

Sampai pada tahap ini, Anda telah siapkan untuk hapus email dari sumber tertentu dengan cepat, berikut langkanya:

Klik folder tempat email yang telah difilter, misal sebelumnya anda membuat folder “facebook” untuk menyaring email dari facebook, maka klik icon folder facebook pada blog folder di bagian kiri halaman email anda.

Centang dengan klik kotak select di bagian judul, langkah ini akan menyeleksi semua email yg masuk pada folder tersebut

klik tombol/link delete, kemudian tekan “yes” … ketika halaman kondirmasi muncul.

BAB III

PENUTUP

A.KESIMPULAN

E-mail adalah surat melalui media elektronik.Sebenarnya email merupakan singkatan dari “Electronic mail”. Melalui email kita dapat mengirim surat elektronik baik berupa teks maupun gabungan dengan gambar, yang dikirimkan dari satu alamat email ke alamat lain di jaringan internet.

E-mail dapat menghubungkan kita dengan siapa saja yang terhubung di internet di seluruh dunia dengan biaya pulsa lokal.

B. SARAN

Sebagai anggota masyarakat dan pengguna situs-situs email pada yahoo atau lainya., sehingga kita tidak lebih sibuk mengurusi dan menghabiskan waktu yang seharusnya kita gunakan untuk bersosialisasi dan berkomunikasi secara langsung dengan orang yang ada disekitar kita, bukan dengan orang yang baru saja akan kita temui di dunia maya.

Karena dengan penggunaan email dan situs jaringan pertemanan lainya dengan baik, benar dan bertanggung jawab, kita dapat menggunakan fasilitas-fasilitas umum itu dengan nyamann, tidak mengganggu kepentingan orang lain dan aman.

Tahun 1972, Roy Tomlinson berhasil menyempurnakan program e-mail yang ia ciptakan setahun yang lalu untuk ARPANET. Program e-mail ini begitu mudah sehingga langsung menjadi populer. Pada tahun yang sama, icon @juga diperkenalkan sebagai lambang penting yang menunjukkan “at” atau “pada”. Tahun 1973, jaringan komputer ARPANET mulai dikembangkan ke luar Amerika Serikat.

Komputer University College di London merupakan komputer pertama yang ada di luar Amerika yang menjadi anggota jaringan Arpanet. Pada tahun yang sama, dua orang ahli komputer yakni Vinton Cerf dan Bob Kahn mempresentasikan sebuah gagasan yang lebih besar, yang menjadi cikal bakal pemikiran internet. Ide ini dipresentasikan untuk pertama kalinya di Universitas Sussex.

Hari bersejarah berikutnya adalah tanggal 26 Maret 1976, ketika Ratu Inggris berhasil mengirimkan e-mail dari Royal Signals and Radar Establishment di Malvern. Setahun kemudian, sudah lebih dari 100 komputer yang bergabung di ARPANET membentuk sebuah jaringan atau network. Pada 1979, Tom Truscott, Jim Ellis dan Steve Bellovin, menciptakan newsgroups pertama yang diberi nama USENET. Tahun 1981 France Telecom menciptakan gebrakan dengan meluncurkan telpon televisi pertama, dimana orang bisa saling menelpon sambil berhubungan dengan video link.